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更新日:2016年5月31日

臨時職員の在職記録の保存期間について

ご意見(2016年4月4日受付:Eメール)

15年ほど前に臨時職員として県内現地機関にて臨時職員として数年間勤めていた者です。

最近、再就職先で在職記録の提出を求められて以前の勤務先に問い合わせたところ「保存期間が5年なので記録は廃棄されており書けない」と言われました。
人事課に問い合わせましたが、臨時職員は現地機関での採用で現地機関にしか記録はしておらず、県庁での記録はないという事でした。
そこで、私の厚生年金の記録や源泉徴収票や雇用保険の記録等はあるので、それを用いて書けないかとご相談しましたが、できないということでした。

証明を発行していただけないことで、私はその期間無職だったことになります。
私は月給の基本給にして15,000円近く損をすることになり、他の関連調整費も含めると年額20数万円を毎年損をし続けていくことになります。

この件について、他の県ではどうなっているかと他県の職員の方に相談したところ、その県では臨時職員でもきちんと県庁で在職時の記録を保存しておりいつでも在職証明が取れるようになっているそうで、長野県の現状に驚いていました。

なぜ長野県では記録を保存をしていないのか、理由があれば教えてください。
また、5年以上昔の記録はすでに現地機関では廃棄して記録がないとしても、「ないから書けません」というだけでなく、どうすればできるのかも考えていただきたいです。

少なくとも私は退職後5年で在職の記録が廃棄されるという話は在職中1度も聞いていませんでしたし、一方的で無責任な態度と感じます。

私としては、廃棄したのは県の責任なので、かわりになる公的証明書があれば在職証明が出るようにしてほしいです。

また、今回の私の件ではもう間に合いませんが、現在臨時職員として働いている方の記録の保管方法も検討するべきだと思います。

ご検討よろしくお願いします。

回答(2016年4月11日回答)

長野県総務部長の小林透と申します。
「県民ホットライン」にお寄せいただきました、臨時職員の在職記録の保存期間に関する御意見につきまして、お答えいたします。

この度は、県の現地機関の勤務に係る証明書を交付できず、御不便をおかけしたことにつきまして、まずもってお詫び申し上げます。

退職時の証明に関しましては、労働基準法により退職後2年間、使用者は証明書を交付する義務を負っていることから、本県では、こうした規定も踏まえまして、確実に交付できるよう、関係文書の保存期間の基準を3年とし、対応してきております。

また、厚生年金の記録など他の書類からでは、労働基準法で定める使用期間や業務の種類、事業における地位などの事項の確認が難しいため、そうした書類のみでは、証明書の交付をすることができないといった事情がございます。

地方公共団体によって証明書の交付の取扱いに差異がある状況は承知しているところであり、今回いただいた御意見なども考慮させていただき、今後勤務される方につきましては、現行より長い期間証明書を交付できるよう必要な情報の管理方法などを検討し、御不便をおかけすることのないようにしてまいりたいと考えております。

以上、御意見への回答とさせていただきますが、御不明な点がございましたら、人事課長:吉沢正、担当:人事係まで御連絡くださいますようお願い申し上げます。

【問合せ先:総務部人事課/人事係/電話026-235-7032/メールjinji(あっとまーく)pref.nagano.lg.jp】

(分野別:その他)(月別:2016年4月)2016000008

 

 

 

お問い合わせ

企画振興部広報県民課

電話番号:026-235-7110

ファックス:026-235-7026

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