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更新日：2023年4月5日
総会及び理事会の議事録について
総会等を開催した場合には、審議の経過と結果を記録した議事録の作成が重要です。定款の「総会」及び「理事会」の章の「議事録」の条項に従って作成してください。
特に注意が必要な事項
正会員総数、出席者数
出席者数には、当日会場に来た正会員数（当日出席者数）だけではなく、書面又は電磁的方法による表決者数、表決者委任者数及びWEBやネットワーク経由による出席者数も含めます。
例）正会員30名で、５名が当日出席、２名がオンラインで出席、10名が書面で表決、３名が表決を委任、10名が欠席の場合
× 正会員総数30名、出席者数５名（うち書面表決者10名、表決委任者３名、WEB表決者２名）
○ 正会員総数30名、出席者数20名（うち書面表決者10名、表決委任者３名、WEB表決者２名）
議決（審議）事項
定款の「総会」及び「理事会」の章の「権能」の条項では、それぞれ議決（審議）する事項について規定しています。例えば、定款の「総会」の章の「権能」の条項で「役員の選任」を規定している場合、理事会で役員を選任することはできません。現在の規定に不都合がある場合は必要に応じて定款変更を検討してください。
議事録署名人の人数と、「署名」「記名」
定款の「総会」及び「理事会」の章の「議事録」の条項では、議事録署名人の人数と、「署名」又は「記名」のどちらで記載するかについて規定しています。「署名」とは自ら手書きで自分の氏名を書き記す（自書）こと、「記名」は署名以外の方法で氏名を記すこと（パソコン等で他者の氏名を打つことも含む）です。
議事録の例
以下は議事録の例です。実際の総会の実態に合わせて作成してください。
１ 設立総会議事録（例）
設立総会の議事録（例）はこちらをご確認ください。
2 通常（臨時）総会議事録（例）
定款で規定している事項の記載が必要です。（１）日時及び場所、（２）正会員総数及び出席者数（書面若しくは電磁的方法による表決者又は表決委任者がある場合にあっては、その数を付記すること。）、（３）審議事項、（４）議事の経過の概要及び議決の結果、（５）議事録署名人の選任に関する事項を議事録に記載する旨を規定している法人が多いです。
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２ 場所 長野県○市○町○丁目○番○号 ○○○○（会場名） ３ 正会員総数 30名 出席者数 28名（うち書面表決者10名、表決委任者3名）※出席者数は、当日出席者数＋書面表決者数＋表決委任者数です。 ４ 審議事項 ※定款の「権能」の条項で総会／理事会の議決事項について規定しています。 第１号議案 令和○年度事業報告及び活動計算書について 第２号議案 令和○年度事業計画書案及び活動予算書案について 第３号議案 定款の変更について ５ 議事の経過の概要及び議決の結果 ○○○○氏が本日の通常総会は定数を満たし有効に成立した旨を述べ、開会を宣言した。議長に○○○○氏が満場一致で選出され、直ちに議事に入った。 （１）第１号議案 令和○年度事業報告及び活動計算書について 議長が令和○年度事業報告書及び活動計算書に基づき説明をし、その承認を求めたところ、満場一致で本議案は可決された。 （２）第２号議案 令和○年度事業計画書案及び活動予算書案について 議長が令和○年度事業計画書案及び活動予算書案について提案をし、その承認を求めたところ、満場一致で本議案は可決された。 （３）第３号議案 定款の変更について 議長が当法人の定款変更について説明をし、その承認を求めたところ、満場一致で本議案は可決された。 ６ 議事録署名人の選任に関する事項 議事録署名人について、議長が本日出席の○○○○氏と○○○○氏の２名を選任したい旨を述べ、その承認を求めたところ、満場一致で選任された。 議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、閉会を宣言した。 以上、この議事録が正確であることを証します。 議長 ○○ ○○ 印 議事録署名人 ○○ ○○ 印 議事録署名人 ○○ ○○ 印 ※議長及び議事録署名人の氏名の「署名」又は「記名」及び議事録署名人の人数にご注意ください。 |
３ WEB総会等議事録（例）
WEB総会等とは、SkypeやZoom等のWEB会議アプリを使用した総会と理事会です。以下の条件が満たされていれば、WEB総会等は定款に定めがなくても開催ができます。WEB総会を開催するための手順についてはこちら（PDF：115KB）をご確認ください。
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２ 場所 長野県○○市○町○丁目○番○号 ○○○○（会場名） WEB総会による開催（使用ソフト Zoom) ※使用ソフト名を必ず記載してください。 ３ 正会員総数 30名 出席者数 28名（うち書面表決者10名、表決委任者５名、WEB表決者５名）※出席者数は、当日出席者数＋書面表決者数＋表決委任者数＋WEB表決者数です。 ４～６については上記「２ 通常（臨時）総会議事録（例）」と同様 出席者の発言が即時に他の出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同等に適時的確な意見表明が互いにできる状態にあり、終始異状なく進行した。※この旨を記載してください。 以上、この議事録が正確であることを証します。 議長 ○○ ○○ 印 議事録署名人 ○○ ○○ 印 議事録署名人 ○○ ○○ 印 ※議長及び議事録署名人の氏名の「署名」又は「記名」及び議事録署名人の人数にご注意ください。 |
４ みなし総会議事録（例）
特定非営利活動促進法第14条の９（社員総会の決議の省略）に「理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす」と規定されています。
みなし総会の議事録には（１）総会の決議があったものとみなされた事項の内容、（２）前号の事項の提案をした者の氏名又は名称、（３）総会の決議があったものとみなされた日、（４）議事録の作成に係る職務を行った者の氏名の記載が必要です。
なお、定款に別段の定めがない限り「みなし理事会」は成立しません。
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（１）総会の決議があったものとみなされた事項の内容 ・令和○年度事業報告及び決算について ・令和○年度事業計画及び予算について （２）前号の事項を提案した者の氏名 理事長 ○○ ○○ ※法第14条の９により理事又は社員（正会員）が提案できます （３）総会の決議があったものとみなされた日 令和○年○月○日 ※社員全員分の同意が得られた日を記載します （４）議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 ○○ ○○ 以上のとおり、正会員の全員から書面又は電磁的記録により同意の意思表示があったので、特定非営利活動促進法第14条の９の規定により社員総会の決議があったものとみなされたことを証します。 提案者 ○○ ○○ 印 議事録作成者 ○○ ○○ 印 |
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